Polityka prywatności dotycząca zgłaszania nieprawidłowości
INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH – WHISTLEBLOWING
(ART. 13 ROZP. UE nr 2016/679 i D. LGS. nr 24/2023)
LANZI Srl (dalej także „Spółka”), z siedzibą w TURYNIE, Via Giulio Natta 27/A, NIP i P.IVA 02133180014, PEC lanzisrl@ipsnet.legalmail.it, jako Administrator danych, zgodnie z art. 13 Rozporządzenia UE nr 2016/679 (dalej „RODO”) oraz D. Lgs. nr 24/2023, przedstawia następujące informacje.
1. Kanały zgłoszeniowe
Administrator ustanowił różne kanały do zarządzania zgłoszeniami:
2. Platforma Argo SafeBox (zgłoszenie poprzez wiadomość tekstową i/lub głosową);
3. Ustne zebranie zgłoszenia przez osobę zarządzającą.
4. Kategorie przetwarzanych danych osobowych
Administrator przetwarza:
a) zwykłe dane osobowe Zgłaszającego (w przypadku zgłoszeń nieanonimowych) oraz ewentualnych Osób zaangażowanych lub wymienionych w Zgłoszeniu i Facylitatorów, zgodnie z definicją w Procedurze Whistleblowing (dalej „Osoby zainteresowane”), takie jak: dane osobowe (np. imię, nazwisko, data i miejsce urodzenia), dane kontaktowe (np. numer telefonu stacjonarnego i/lub komórkowego, adres pocztowy/e-mail);
b) zwykłe dane osobowe osoby wyznaczonej jako „Odbiorca”;
c) ewentualne szczególne kategorie danych lub dane „sądowe”, jeśli występują w zgłoszeniu.
Cele przetwarzania i podstawa prawna
Powyższe dane osobowe są przetwarzane przez Administratora w następujących celach:
a) zarządzanie Zgłoszeniem dokonanym zgodnie z D. Lgs. nr 24/2023;
b) wypełnienie obowiązków przewidzianych prawem lub przepisami krajowymi i/lub europejskimi;
c) ewentualna obrona prawna Administratora danych lub dochodzenie własnych praw w sporach cywilnych, administracyjnych lub karnych.
Podstawę prawną przetwarzania stanowi:
– dla celu wskazanego w lit. a), wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze danych; ponadto, w przypadku zgłoszeń nagranych zebranych za pośrednictwem systemów wiadomości głosowych lub w formie ustnej, zgoda Zgłaszającego;
– dla celów wskazanych w lit. b), wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze danych;
– dla celów wskazanych w lit. c), uzasadniony interes Administratora.
Podanie danych jest niezbędne do realizacji powyższych celów; ich niepodanie, częściowe lub niedokładne podanie może skutkować niemożnością zarządzania zgłoszeniem.
5. Kategorie odbiorców
Zgłoszeniem będzie zarządzał wewnętrzny organ „Zarządzający zgłoszeniami”.
Niektóre przetwarzania mogą być prowadzone przez dodatkowe podmioty trzecie, którym spółka powierza określone działania (lub ich część) w celach wskazanych w punkcie 5); podmioty te zostaną wyznaczone jako Procesory danych i należą do następujących kategorii:
a) konsultanci i kancelarie prawne;
b) firmy zajmujące się administracją i zarządzaniem personelem;
c) firma odpowiedzialna za zarządzanie platformą;
d) osoby wewnętrzne w firmie zaangażowane w dochodzenia;
e) firmy audytorskie;
f) agencje detektywistyczne;
g) instytucje i/lub Organy Publiczne, Organy Sądowe, Organy Policji.
6. Miejsce przechowywania danych oraz zakres komunikacji i rozpowszechniania
Administrator oświadcza, że zarządzanie i przechowywanie danych osobowych odbywa się na serwerach znajdujących się na terytorium Unii Europejskiej, będących własnością i/lub w dyspozycji Administratora i/lub firm trzecich odpowiednio wyznaczonych jako Procesory danych osobowych.
Dane nie będą przekazywane poza Unię Europejską.
7. Sposób przetwarzania i czas przechowywania
Przetwarzanie będzie prowadzone w formie zautomatyzowanej i/lub ręcznej, zgodnie z art. 32 RODO w zakresie środków bezpieczeństwa, przez osoby odpowiednio upoważnione i zgodnie z art. 29 RODO oraz art. 2-quaterdecies D. Lgs. nr 196/2003.
System zarządzania Zgłoszeniami gwarantuje na każdym etapie poufność tożsamości Zgłaszającego, Osób zaangażowanych i/lub wymienionych w Zgłoszeniu, treści Zgłoszenia i związanej z nim dokumentacji, z zastrzeżeniem art. 12 D. Lgs. nr 24/2023.
Przetwarzanie Pani/Pana danych będzie przechowywane zgodnie z terminami przewidzianymi w art. 14 D. Lgs. nr 24/2023, tj. przez czas niezbędny do przetworzenia zgłoszenia i w każdym razie nie dłużej niż 5 lat od daty przekazania ostatecznego wyniku Zgłoszenia.
Dane osobowe, które w oczywisty sposób nie są przydatne do rozpatrzenia konkretnego zgłoszenia, nie są zbierane lub, jeśli zostały zebrane przypadkowo, są niezwłocznie usuwane.
8. Prawa osoby zainteresowanej
Osoba zainteresowana może wykonywać, w odniesieniu do opisanego przetwarzania danych, prawa przewidziane w RODO (art. 15-22), w tym:
a. otrzymać potwierdzenie istnienia Danych i dostęp do ich treści (prawa dostępu);
b. aktualizować, modyfikować i/lub poprawiać Dane (prawo do sprostowania);
c. żądać usunięcia lub ograniczenia przetwarzania Danych przetwarzanych z naruszeniem prawa, w tym tych, których przechowywanie nie jest konieczne w związku z celami, dla których Dane zostały zebrane lub w inny sposób przetworzone (prawo do bycia zapomnianym i prawo do ograniczenia);
d. sprzeciwić się przetwarzaniu (prawo sprzeciwu);
e. złożyć skargę do Organu nadzorczego (Garante per la protezione dei dati personali www.garanteprivacy.it) w przypadku naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych;
f. otrzymać kopię w formacie elektronicznym Danych, które jej/jego dotyczą jako Osoby zainteresowanej, gdy Dane te zostały przekazane w kontekście umowy i żądać przekazania tych Danych innemu administratorowi (prawo do przenoszenia danych).
Zgodnie z art. 2-undecies Kodeksu Prywatności, informuje się, że powyższe prawa nie mogą być wykonywane przez osobę zaangażowaną lub osobę wymienioną w zgłoszeniu, jeżeli z wykonania tych praw może wyniknąć rzeczywista i konkretna szkoda dla poufności tożsamości zgłaszającego.
9. Wykonywanie praw osoby zainteresowanej
Osoba zainteresowana może wykonywać swoje prawa poprzez pisemny wniosek przesłany na adres info@lanzigroup.com.
Wykonywanie tych praw podlega pewnym wyjątkom. W przypadku wykonania któregokolwiek z wyżej wymienionych praw, naszym obowiązkiem będzie zweryfikowanie, czy jest Pani/Pan uprawniona/y do jego wykonania i udzielimy Pani/Panu odpowiedzi, co do zasady, w ciągu miesiąca.