Cerchi un canale di segnalazione anche se non hai l’obbligo del whistleblowing?

Informativa Privacy Whistleblowing

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI – WHISTLEBLOWING
(ART. 13 REG. UE n. 2016/679 e D. LGS. n. 24/2023)

E.D.T. S.r.l. (di seguito anche la “Azienda”), con sede in Via Pianezza n. 17, 10149, Torino (TO), P.IVA 01574730014, PEC edt@registerpec.it, fornisce, in qualità di Titolare del trattamento, ai sensi dell’art. 13 Regolamento UE n. 2016/679 (di seguito il “GDPR”), nonché del D. Lgs. n. 24/2023, le seguenti informazioni.

1. Canali di segnalazione
Il Titolare ha istituito diversi canali per la gestione delle segnalazioni:
1. Piattaforma Argo SafeBox (segnalazione tramite messaggio testuale e/o vocale);
2. Raccolta orale della segnalazione da parte del gestore.

2. Categorie di dati personali trattati
Il Titolare tratta:
a) dati personali comuni del Segnalante (nel caso di Segnalazioni non anonime) nonché di eventuali Persone coinvolte o menzionate nella Segnalazione e Facilitatori, come definiti dalla Procedura Whistleblowing (di seguito “Interessati”), quali: dati anagrafici (es. nome, cognome, data e luogo di nascita), dati di contatto (es. numero telefonico fisso e/o mobile, indirizzo postale/e-mail);
b) dati personali comuni della persona nominata quale “Ricevente”;
c) eventuali categorie particolari di dati o dati “giudiziari”, qualora presenti nella segnalazione.

3. Finalità del trattamento e base giuridica
I suddetti dati personali sono trattati dal Titolare per le seguenti finalità:
a) gestione della Segnalazione effettuata ai sensi del D. Lgs. n. 24/2023;
b) adempimento di obblighi previsti dalla legge o dalla normativa nazionale e/o europea;
c) eventuale difesa in giudizio del Titolare del trattamento o accertamento di un proprio diritto in contenziosi civili, amministrativi o penali.
La base giuridica del trattamento è costituita:
– per la finalità di cui alla lettera a), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento; inoltre, per le segnalazioni registrate raccolte tramite sistemi di messaggistica vocale o comunque in forma orale, dal consenso del Segnalante;
– per le finalità di cui alla lettera b), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento;
– per le finalità di cui alla lettera c), dal legittimo interesse del Titolare.
Il conferimento dei dati è necessario per il conseguimento delle finalità di cui sopra; il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrebbe avere come conseguenza l’impossibilità di gestire la segnalazione.

4. Categorie di destinatari
La segnalazione sarà gestita da un organo “Gestore delle segnalazione” individuato come segue: Avv. Stefano Tizzani.
Alcuni trattamenti possono essere trattati da ulteriori soggetti terzi, ai quali l’azienda affida talune attività (o parte di esse) per le finalità di cui al punto 5); tali soggetti saranno designati Responsabili del trattamento e sono ricompresi nelle seguenti categorie:
a) consulenti e studi legali;
b) società incaricate dell’amministrazione e gestione del personale;
c) società incaricata per la gestione della piattaforma;
d) figure interne all’azienda coinvolte nelle indagini;
e) società di revisione;
f) agenzie investigative;
g) istituzioni e/o Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Organi di Polizia.

5. Luogo di conservazione dei dati e ambito di comunicazione e diffusione
Il Titolare dichiara che la gestione e la conservazione dei dati personali avviene su server ubicati all’interno dell’Unione Europea di proprietà e/o nella disponibilità del Titolare e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali Responsabili del trattamento dei dati personali.
I dati non saranno oggetto di trasferimento al di fuori dell’Unione Europea.

6. Modalità di trattamento e tempi di conservazione
Il trattamento sarà svolto in forma automatizzata e/o manuale, nel rispetto di quanto previsto dall’art. 32 del GDPR in materia di misure di sicurezza, ad opera di soggetti appositamente incaricati e in ottemperanza a quanto previsto dall’art. 29 del GDPR e dall’art. 2-quaterdecies del D. Lgs. n. 196/2003.
Il sistema di gestione delle Segnalazioni garantisce, in ogni fase, la riservatezza dell’identità del Segnalante, delle Persone coinvolte e/o comunque menzionate nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione, fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del D. Lgs. n. 24/2023.
Il trattamento dei Suoi dati sarà conservato nei termini previsti dall’art. 14 del D. Lgs. n. 24/2023, ossia per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque per non oltre 5 anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della Segnalazione.
I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente.

7. I diritti dell’interessato
L’Interessato potrà esercitare, in relazione al trattamento dei dati ivi descritto, i diritti previsti dal GDPR (artt. 15-22), ivi inclusi:
a. ricevere conferma dell’esistenza dei Dati e accedere al loro contenuto (diritti di accesso);
b. aggiornare, modificare e/o correggere i Dati (diritto di rettifica);
c. chiedere la cancellazione o la limitazione del trattamento dei Dati trattati in violazione di legge compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i Dati sono stati raccolti o altrimenti trattati (diritto all’oblio e diritto alla limitazione);
d. opporsi al trattamento (diritto di opposizione);
e. proporre reclamo all’Autorità di controllo (Garante per la protezione dei dati personali www.garanteprivacy.it) in caso di violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali;
f. ricevere copia in formato elettronico dei Dati che lo riguardano come Interessato, quando tali Dati siano stati resi nel contesto del contratto e chiedere che tali Dati siano trasmessi ad un altro titolare del trattamento (diritto alla portabilità dei dati).
Ai sensi dell’art. 2-undecies del Codice Privacy, si informa che i summenzionati diritti non possono essere esercitati da parte dalla persona coinvolta o dalla persona menzionata nella segnalazione qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del segnalante.
8. Esercizio dei diritti dell’interessato
L’Interessato/a può esercitare i Suoi diritti mediante richiesta scritta inviata a privacy@edt.it.
L’esercizio di tali diritti è soggetto ad alcune eccezioni. Nel caso in cui Lei esercitasse uno qualsiasi dei summenzionati diritti, sarà nostro onere verificare che Lei sia legittimato ad esercitarlo e Le daremo riscontro, di regola, entro un mese.