Informativa Privacy Whistleblowing
INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI – WHISTLEBLOWING
(ART. 13 REG. UE n. 2016/679 e D. LGS. n. 24/2023)
Cittadini dell’Ordine S.p.A. (di seguito anche la “Azienda”), con sede in Via Lancia 6/A – 39100 Bolzano (BZ), P.IVA 02415990213, PEC sede.legale@pec.cittadinidellordine.com, fornisce, in qualità di Titolare del trattamento, ai sensi dell’art. 13 Regolamento UE n. 2016/679 (di seguito il “GDPR”), nonché del D. Lgs. n. 24/2023, le seguenti informazioni.
1. Canali di segnalazione
Il Titolare ha istituito diversi canali per la gestione delle segnalazioni:
1. Piattaforma Argo SafeBox (segnalazione tramite messaggio testuale e/o vocale);
2. Raccolta orale della segnalazione da parte del gestore.
2. Categorie di dati personali trattati
Il Titolare tratta:
a) dati personali comuni del Segnalante (nel caso di Segnalazioni non anonime) nonché di eventuali Persone coinvolte o menzionate nella Segnalazione e Facilitatori, come definiti dalla Procedura Whistleblowing (di seguito “Interessati”), quali: dati anagrafici (es. nome, cognome, data e luogo di nascita), dati di contatto (es. numero telefonico fisso e/o mobile, indirizzo postale/e-mail);
b) dati personali comuni della persona nominata quale “Ricevente”;
c) eventuali categorie particolari di dati o dati “giudiziari”, qualora presenti nella segnalazione.
3. Finalità del trattamento e base giuridica
I suddetti dati personali sono trattati dal Titolare per le seguenti finalità:
a) gestione della Segnalazione effettuata ai sensi del D. Lgs. n. 24/2023;
b) adempimento di obblighi previsti dalla legge o dalla normativa nazionale e/o europea;
c) eventuale difesa in giudizio del Titolare del trattamento o accertamento di un proprio diritto in contenziosi civili, amministrativi o penali.
La base giuridica del trattamento è costituita:
– per la finalità di cui alla lettera a), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento; inoltre, per le segnalazioni registrate raccolte tramite sistemi di messaggistica vocale o comunque in forma orale, dal consenso del Segnalante;
– per le finalità di cui alla lettera b), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento;
– per le finalità di cui alla lettera c), dal legittimo interesse del Titolare.
Il conferimento dei dati è necessario per il conseguimento delle finalità di cui sopra; il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrebbe avere come conseguenza l’impossibilità di gestire la segnalazione.
4. Categorie di destinatari
La segnalazione sarà gestita da un organo “Gestore delle segnalazione” interno all’azienda.
Alcuni trattamenti possono essere trattati da ulteriori soggetti terzi, ai quali l’azienda affida talune attività (o parte di esse) per le finalità di cui al punto 5); tali soggetti saranno designati Responsabili del trattamento e sono ricompresi nelle seguenti categorie:
a) consulenti e studi legali;
b) società incaricate dell’amministrazione e gestione del personale;
c) società incaricata per la gestione della piattaforma;
d) figure interne all’azienda coinvolte nelle indagini;
e) società di revisione;
f) agenzie investigative;
g) istituzioni e/o Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Organi di Polizia.
5. Luogo di conservazione dei dati e ambito di comunicazione e diffusione
Il Titolare dichiara che la gestione e la conservazione dei dati personali avviene su server ubicati all’interno dell’Unione Europea di proprietà e/o nella disponibilità del Titolare e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali Responsabili del trattamento dei dati personali.
I dati non saranno oggetto di trasferimento al di fuori dell’Unione Europea.
6. Modalità di trattamento e tempi di conservazione
Il trattamento sarà svolto in forma automatizzata e/o manuale, nel rispetto di quanto previsto dall’art. 32 del GDPR in materia di misure di sicurezza, ad opera di soggetti appositamente incaricati e in ottemperanza a quanto previsto dall’art. 29 del GDPR e dall’art. 2-quaterdecies del D. Lgs. n. 196/2003.
Il sistema di gestione delle Segnalazioni garantisce, in ogni fase, la riservatezza dell’identità del Segnalante, delle Persone coinvolte e/o comunque menzionate nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione, fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del D. Lgs. n. 24/2023.
Il trattamento dei Suoi dati sarà conservato nei termini previsti dall’art. 14 del D. Lgs. n. 24/2023, ossia per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque per non oltre 5 anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della Segnalazione.
I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente.
7. I diritti dell’interessato
L’Interessato potrà esercitare, in relazione al trattamento dei dati ivi descritto, i diritti previsti dal GDPR (artt. 15-22), ivi inclusi:
a. ricevere conferma dell’esistenza dei Dati e accedere al loro contenuto (diritti di accesso);
b. aggiornare, modificare e/o correggere i Dati (diritto di rettifica);
c. chiedere la cancellazione o la limitazione del trattamento dei Dati trattati in violazione di legge compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i Dati sono stati raccolti o altrimenti trattati (diritto all’oblio e diritto alla limitazione);
d. opporsi al trattamento (diritto di opposizione);
e. proporre reclamo all’Autorità di controllo (Garante per la protezione dei dati personali www.garanteprivacy.it) in caso di violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali;
f. ricevere copia in formato elettronico dei Dati che lo riguardano come Interessato, quando tali Dati siano stati resi nel contesto del contratto e chiedere che tali Dati siano trasmessi ad un altro titolare del trattamento (diritto alla portabilità dei dati).
Ai sensi dell’art. 2-undecies del Codice Privacy, si informa che i summenzionati diritti non possono essere esercitati da parte dalla persona coinvolta o dalla persona menzionata nella segnalazione qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del segnalante.
8. Esercizio dei diritti dell’interessato
L’Interessato/a può esercitare i Suoi diritti mediante richiesta scritta inviata a ________________.
L’esercizio di tali diritti è soggetto ad alcune eccezioni. Nel caso in cui Lei esercitasse uno qualsiasi dei summenzionati diritti, sarà nostro onere verificare che Lei sia legittimato ad esercitarlo e Le daremo riscontro, di regola, entro un mese.